La digitalisation a donc pour fonction d’organiser et de gérer des informations et des documents au sein d’une entreprise ou d’un établissement public. Cette méthode d’archivage se fait grâce à des scanners qui convertissent en images numériques vos courriers, documents de gestion, factures, bulletins de paye et autres documents papiers… Une fois numérisés, ces documents sont consultables sous forme d’images ou de textes.
La gestion des documents électroniques permet :
- La réduction du volume de papier et l’espace de stockage physique des documents, grâce à la numérisation
- Un accès collaboratif aux documents, par plusieurs personnes en même temps, d’où une augmentation de la productivité
- Une réduction du temps de traitement d’un dossier grâce à une accessibilité immédiate
- Une fiabilité de l’information et un suivi des consultations et des modifications
- La préservation du document original, ainsi que la maîtrise des risques de préservation
- La sécurité grâce à une parfaite gestion des accès aux documents et leur traçabilité
Nous constituons des lots à numériser après avoir fait la collecte des documents. Tous les formats de papier sont gérés et nous effectuons également la numérisation de base de données d’image. Le processus se décline en 5 étapes:
- Constitution du lot à numériser.
- Préparation des documents (assainir, classer et retirer les éléments qui pourraient gêner la numérisation).
- Numérisation des documents.
- Indexation des documents.
- Rétablissement des dossiers (un état récapitulatif des dossiers numérisés est édité).
Grace à notre plateforme électronique développée en interne vous avez accès à vos documents électroniques en tout temps avec l’aide d’un code sur un site sécurisé. Digitaliser ses documents avec Doc’Archives c’est un gain de temps, une réduction de coût, une augmentation de la productivité, une sécurité renforcée et une fiabilité de l’information.